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RFI可包括上千條評估項(xiàng)。如果組織不當(dāng)，就會為軟件供應(yīng)商帶來很多不便——如果行項(xiàng)目描述不清，就可能誤導(dǎo)軟件供應(yīng)商。如果到了截止日期軟件供應(yīng)商還沒有回復(fù)，企業(yè)就不得不延長期限和推遲決定(這種事情常常發(fā)生)。正如我們前面提到的一樣，這個步驟可耗費(fèi)大量時間，并有可能導(dǎo)致排除了一些本來有希望入選的軟件供應(yīng)商。

但是，對于那些已填寫了標(biāo)準(zhǔn)RFI并在TEC知識庫中有記錄的軟件供應(yīng)商來說，事情就簡單多了。在最終用戶給軟件供應(yīng)商發(fā)RFI前，可把供應(yīng)商的答復(fù)先導(dǎo)入到RFI中。軟件供應(yīng)商只需快速地校驗(yàn)現(xiàn)有的答復(fù)，并就最終用戶添加的新功能評估項(xiàng)做出答復(fù)。這不僅縮短了獲得軟件供應(yīng)商答復(fù)的時間，還簡化了整個選型流程。RFI使用行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的定義和格式;并支持優(yōu)先級設(shè)置、軟件供應(yīng)商回復(fù)和附件等功能。您還可輕松地把RFI導(dǎo)入決策支持工具，以作進(jìn)一步處理。

在本步驟結(jié)束時，您應(yīng)該已收集了20到30份包含軟件供應(yīng)商答復(fù)的RFI，并準(zhǔn)備進(jìn)入對比和評估階段。

步驟3----評估軟件供應(yīng)商答復(fù)，創(chuàng)建您的個性化候選清單

當(dāng)您收集了軟件供應(yīng)商的RFI答復(fù)后，您的下一個任務(wù)就是評估這些軟件解決方案，并把符合您要求的軟件供應(yīng)商范圍縮小到2至3家。在這個階段，使用傳統(tǒng)的電子表格的工作量將是十分驚人的。因?yàn)檫@30家軟件供應(yīng)商都回復(fù)了近4000條評估項(xiàng)，而您需要逐條對比每條評估項(xiàng)的答復(fù)。要想在合理的時間內(nèi)準(zhǔn)確地完成對所有這些數(shù)據(jù)的操作幾乎是不可能的。同時，我們又必須生成一個候選清單，因?yàn)槲覀冎豢赡芎陀邢迶?shù)量的軟件供應(yīng)商就最后的條件和合同等進(jìn)行談判。對于大多數(shù)選型項(xiàng)目來說，可進(jìn)入最終談判和篩選階段的軟件供應(yīng)商的數(shù)目不超過3個。

我們可把軟件供應(yīng)商的RFI答復(fù)導(dǎo)入到?jīng)Q策支持工具和進(jìn)行并行評估，以確定最符合優(yōu)先需求的2至3家軟件供應(yīng)商，并生成候選清單。我們可針對RFI的任意層次來完成這些評估。還可根據(jù)需要，調(diào)整優(yōu)先級順序以及運(yùn)行和重新評估假設(shè)情景分析。

運(yùn)用TEC的加權(quán)平均綜合指數(shù)(WACI)，我們可以快捷而準(zhǔn)確地獲得最終評估結(jié)果。這個綜合指數(shù)可用于衡量產(chǎn)品功能與客戶要求和側(cè)重點(diǎn)的匹配度。它還可避免單獨(dú)使用加權(quán)平均算法的弊病。由于加權(quán)平均算法易忽略產(chǎn)品性能差異，這常常導(dǎo)致用戶選擇與其需求不完全匹配的產(chǎn)品。