普及與分權(quán)相結(jié)合，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性

由于實(shí)施周期很短，在系統(tǒng)上線和導(dǎo)入過(guò)程，惠高電子并沒(méi)有遇到太多麻煩，一切都按部就班地進(jìn)行著。不過(guò)，令李東波所沒(méi)預(yù)料到的是，系統(tǒng)實(shí)施之后，數(shù)據(jù)錄入工作量比以前手工作業(yè)反而增加了，而且系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的嚴(yán)格要求也給現(xiàn)有流程的運(yùn)作帶來(lái)困擾。”以前手工修改一個(gè)數(shù)據(jù)或表單非常容易，但上系統(tǒng)之后，如果數(shù)據(jù)錯(cuò)了且后續(xù)流程的部門(mén)已經(jīng)-使用了這個(gè)數(shù)據(jù)，需要在系統(tǒng)所有相關(guān)流程撤銷(xiāo)干凈之后，才能進(jìn)行修改。”李東波表示，這與用戶(hù)當(dāng)初對(duì)ERP的期望相差很大，”原以為上了系統(tǒng)之后，維護(hù)和管理數(shù)據(jù)的時(shí)間和精力會(huì)少很多，但實(shí)際卻相反，使用系統(tǒng)之后，每個(gè)部門(mén)的工作量比以前增加了。”
但他很快認(rèn)識(shí)到，這是使ERP系統(tǒng)最終發(fā)揮效用的必經(jīng)之路。”使用系統(tǒng)之后，每個(gè)部門(mén)都需要嚴(yán)格按要求輸入數(shù)據(jù)，雖然錄入工作量大了，但數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析工作卻得以簡(jiǎn)化，而且各部門(mén)數(shù)據(jù)可以實(shí)現(xiàn)互通，快速?gòu)南到y(tǒng)中看到業(yè)務(wù)運(yùn)作的實(shí)際狀況。”于是，李東波開(kāi)始去跟業(yè)務(wù)部門(mén)每個(gè)人進(jìn)行溝通，告訴他們上了ERP系統(tǒng)并不會(huì)必然減少每個(gè)人或每個(gè)崗位的工作量，但是通過(guò)這個(gè)系統(tǒng)，數(shù)據(jù)可以做到更加準(zhǔn)確和及時(shí)，”我們必須讓他們了解，使用系統(tǒng)之后，他們實(shí)際上不再只為自己部門(mén)構(gòu)建數(shù)據(jù)，而是在為整個(gè)業(yè)務(wù)流程構(gòu)建數(shù)據(jù)。”

為保證系統(tǒng)錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，惠高電子采用了普及應(yīng)用和權(quán)限控制相結(jié)合的方法，即所有崗位人員都參與數(shù)據(jù)的錄入，然后在系統(tǒng)中對(duì)每個(gè)人的使用權(quán)限進(jìn)行控制。李東波認(rèn)為，讓所有操作人員都參與系統(tǒng)數(shù)據(jù)的錄入，不僅有助于使ERP知識(shí)在公司內(nèi)部普及化，而且還有助于及時(shí)發(fā)現(xiàn)流程或數(shù)據(jù)的問(wèn)題。”采用專(zhuān)人錄入方式，培訓(xùn)工作量和成本可能大幅減少，但如果專(zhuān)人不在公司，數(shù)據(jù)得不到及時(shí)處理，而且專(zhuān)人處理方式也不利于將業(yè)務(wù)流程與數(shù)據(jù)緊密結(jié)合。”

惠高電子所有業(yè)務(wù)部門(mén)的人員都可以在系統(tǒng)中進(jìn)行其所管理的那部分?jǐn)?shù)據(jù)錄入，采用實(shí)名登錄的方法。根據(jù)每個(gè)人的職責(zé)范圍，惠高電子在系統(tǒng)中設(shè)置了每個(gè)人的使用權(quán)限，并且由部門(mén)主管負(fù)責(zé)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核和把關(guān)。”系統(tǒng)能對(duì)每個(gè)人所進(jìn)行的操作進(jìn)行記錄和跟蹤，一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤，能很快確定錯(cuò)誤源頭和責(zé)任人。”李東波表示。

采用手工干預(yù)，應(yīng)對(duì)訂單快速變化

面向訂單的小批量、多品種生產(chǎn)是惠高電子生產(chǎn)的突出特點(diǎn)。在應(yīng)對(duì)客戶(hù)訂單快速變化的挑戰(zhàn)上，李東波認(rèn)為選擇神州數(shù)碼的易飛產(chǎn)品是一個(gè)明智之舉，”它同時(shí)支持按庫(kù)存生產(chǎn)和按訂單生產(chǎn)兩種模式，既有MRP傳統(tǒng)生產(chǎn)排程方法，也有按客戶(hù)訂單設(shè)定的批次需求計(jì)劃，為我們接單式生產(chǎn)做好了準(zhǔn)備。”

在面對(duì)臨時(shí)性插單、訂單更改或取消訂單上，惠高電子采用的是依據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行人工干預(yù)的方法。首先，由銷(xiāo)售部門(mén)的人員在系統(tǒng)中進(jìn)行訂單變更，然后人為判斷是否需要進(jìn)行生產(chǎn)和采購(gòu)計(jì)劃的調(diào)整。”有時(shí)候一些訂單減少可以在下一次訂單中消化掉，并不一定要去修改生產(chǎn)和采購(gòu)的現(xiàn)有計(jì)劃。”李東波說(shuō)。

對(duì)于確實(shí)要對(duì)生產(chǎn)進(jìn)行修改的訂單，銷(xiāo)售部門(mén)會(huì)及時(shí)通知生產(chǎn)和物料采購(gòu)相關(guān)人員，判斷訂單改變給生產(chǎn)和采購(gòu)所帶來(lái)的變化，對(duì)所有這張訂單涉及到的衍生數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的修改。”這種情況是沒(méi)有任何捷徑可走的，而且ERP系統(tǒng)本身提供的幫助也是非常有限的。”李東波表示，”我們解決的方法是用一個(gè)經(jīng)驗(yàn)豐富的計(jì)劃人員，參考系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，對(duì)計(jì)劃進(jìn)行人為的修改。”

他認(rèn)為，ERP軟件只是對(duì)在制品進(jìn)行了很好的控制，對(duì)于插單等突發(fā)情況并沒(méi)有好的解決方法，”ERP只能保證現(xiàn)有數(shù)據(jù)能很快被查到，幫助分析變化對(duì)現(xiàn)有采購(gòu)和生產(chǎn)的影響，而調(diào)整仍需要通過(guò)人工方式來(lái)進(jìn)行。”

實(shí)現(xiàn)面向流程的控制，未來(lái)關(guān)注兩大應(yīng)用

李東波已經(jīng)開(kāi)始感受到系統(tǒng)給公司帶來(lái)的效益。他表示，實(shí)施系統(tǒng)最大的收益體現(xiàn)在管理方式的改變，”以前，我們的管理是面向崗位進(jìn)行控制，而現(xiàn)在則是面向一個(gè)工作流程進(jìn)行控制，每個(gè)崗位的人不僅要對(duì)部門(mén)負(fù)責(zé)，更要對(duì)整個(gè)經(jīng)營(yíng)效果和流程運(yùn)作的結(jié)果負(fù)責(zé)。”李東波指出，ERP系統(tǒng)為惠高電子帶來(lái)了管理的嚴(yán)謹(jǐn)性和客觀性，”有了系統(tǒng)之后，我們開(kāi)始面向數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。”

在這種管理思路的指導(dǎo)下，惠高電子各部門(mén)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性比以前大幅提高，”因?yàn)樗麄円呀?jīng)形成了一個(gè)閉環(huán)，任何一個(gè)數(shù)據(jù)差錯(cuò)都會(huì)在系統(tǒng)中及時(shí)反映出來(lái)，而相關(guān)部門(mén)也可以很快查到所需要的數(shù)據(jù)。”李東波認(rèn)為，數(shù)據(jù)的及時(shí)性將給公司按訂單生產(chǎn)帶來(lái)幫助，”從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，ERP系統(tǒng)將幫助我們實(shí)現(xiàn)采購(gòu)、生產(chǎn)和庫(kù)存更加精確地匹配訂單需求，使計(jì)劃更加精準(zhǔn)。”
此外，李東波還認(rèn)為，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，隨著數(shù)據(jù)的逐步完善和業(yè)務(wù)流程地準(zhǔn)確記錄，系統(tǒng)還將對(duì)公司經(jīng)營(yíng)管理決策進(jìn)行支持。”這是ERP最終的價(jià)值，利用系統(tǒng)分析出產(chǎn)品的實(shí)際利潤(rùn)率，幫助決策層及時(shí)調(diào)整策略，而不僅僅只是記錄庫(kù)存的現(xiàn)狀。”
對(duì)于下一步的規(guī)劃，李東波表示：惠高電子將會(huì)考慮兩個(gè)方向的應(yīng)用，一是導(dǎo)入PDM系統(tǒng)，將設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)和供應(yīng)商的設(shè)計(jì)能力整合進(jìn)來(lái)，在設(shè)計(jì)階段更多地考慮元器件的可采購(gòu)性和生產(chǎn)工藝能力，縮短產(chǎn)品開(kāi)發(fā)時(shí)間；二是上線辦公自動(dòng)化(OA)系統(tǒng)，開(kāi)展工作流的自動(dòng)管理。”ERP重點(diǎn)在物料控制方面，而OA重點(diǎn)在一些工作流的管理上，如客戶(hù)訂單評(píng)審，各部門(mén)共同分析價(jià)格、交貨期和成本是否可以接單，目前相關(guān)的評(píng)審流程是采用手工的方式，未來(lái)如果能通過(guò)系統(tǒng)來(lái)做，將可以保證流程的規(guī)范性和時(shí)效性，并降低差錯(cuò)率。”

經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)總結(jié)，關(guān)注需求與降低內(nèi)耗是關(guān)鍵

回顧整個(gè)ERP項(xiàng)目，李東波認(rèn)為，中小企業(yè)實(shí)施ERP的最大挑戰(zhàn)在于如何控制這個(gè)項(xiàng)目以及對(duì)操作人員培訓(xùn)和他們觀念、流程的轉(zhuǎn)變上。他認(rèn)為，高層領(lǐng)導(dǎo)上ERP的決心非常重要。此外，高層對(duì)ERP實(shí)施預(yù)期的控制也是決定成敗的關(guān)鍵。”他們必須對(duì)實(shí)施ERP系統(tǒng)最終期望達(dá)到的效果和ERP系統(tǒng)本身能做到什么要有充分的了解和溝通。”

李東波指出，在實(shí)施ERP的前期，中小電子企業(yè)一定不要太急，要對(duì)自己的需求和企業(yè)特點(diǎn)進(jìn)行仔細(xì)思考。”比如中小電子企業(yè)插單和訂單修改非常頻繁，一定要判斷所購(gòu)買(mǎi)的解決方案是否能滿(mǎn)足這種特點(diǎn)，適應(yīng)你的需要。”另外要特別注意，一些軟件在功能上雖然可以滿(mǎn)足需求，但是在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、操作復(fù)雜性和數(shù)據(jù)嚴(yán)謹(jǐn)性的要求并非中小企業(yè)所能承受。”因此，在購(gòu)置ERP時(shí)，一定要非常清楚購(gòu)買(mǎi)這個(gè)產(chǎn)品的目的什么、業(yè)務(wù)特殊的需求是什么，與軟件廠商進(jìn)行充分地溝通。”

最后，李東波還特別指出，從最終實(shí)施效果來(lái)看，惠高電子采用兩階段實(shí)施策略并不明智。”從現(xiàn)在來(lái)看，這其實(shí)是一個(gè)錯(cuò)誤的決定。”李東波說(shuō)，ERP軟件已經(jīng)是一個(gè)非常成熟的產(chǎn)品，只要項(xiàng)目控制得好，一次上全所有基礎(chǔ)模塊并不會(huì)帶來(lái)很大風(fēng)險(xiǎn)。相反，采用兩階段的方法，使許多應(yīng)該在第一階段就進(jìn)行維護(hù)的數(shù)據(jù)沒(méi)有及時(shí)做，造成數(shù)據(jù)鏈缺口，導(dǎo)致第二階段在數(shù)據(jù)和操作流程上調(diào)整的工作陡增，帶來(lái)很多重復(fù)性工作，并產(chǎn)生內(nèi)耗。”表面上看，分批實(shí)施容易操作、風(fēng)險(xiǎn)小，但實(shí)際帶來(lái)了更多的內(nèi)耗，對(duì)于資源非常有限的中小企業(yè)，這種消耗是非常可怕的。”

研究結(jié)論：

天津做為老工業(yè)城市，信息化基礎(chǔ)非常薄弱，而應(yīng)用信息化成功的企業(yè)也并不多，惠高電子經(jīng)過(guò)了上線后，經(jīng)歷了從簡(jiǎn)到繁再?gòu)姆钡胶?jiǎn)的整個(gè)歷程，這也是所有應(yīng)用信息化的制造企業(yè)所必需經(jīng)過(guò)路徑，李東波對(duì)惠高電子所走的路進(jìn)行了認(rèn)真總結(jié)發(fā)現(xiàn)，分階段實(shí)施對(duì)于成熟的ERP軟件來(lái)說(shuō)并不一定適合，很有可能造成更多重復(fù)性的工作和內(nèi)耗，電子企業(yè)中的中小企業(yè)占絕大多數(shù)，這樣的損耗對(duì)于中小企業(yè)來(lái)也意味將面臨較高的信息化成本。

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